Notaris adalah Pejabat Umum yang berwenang untuk membuat Akta Otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosee, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan akta-akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh Undang-undang Republik Indonesia Nomor 30 tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.

Pengertian Notaris dalam Pasal 1 angka 1 Undang Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris menentukan “Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan memiliki kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang ini atau berdasarkan Undang-undang lainnya”.

Menurut pasal 15 Undang-Undang Jabatan Notaris ayat 2 ada kewenangan lain dari notaris yaitu bahwa notaris berwenang untuk :

• Mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus (Legalisasi);
• Membukukan surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus (Waarmerking);
• Membuat kopi/salinan dari asli surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan;
• Melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya (Legalisir/Sesuai Asli);
• Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan Akta;
• Membuat Akta yang berkaitan dengan pertanahan; atau
• Membuat Akta risalah lelang.

Dari uraian di atas ada beberapa perbuatan hukum yang kewenangannya diberikan kepada notaris dan lazimnya dibutuhkan oleh masyarakat yaitu: akta notaris, legalisasi, waarmerking dan legalisir. Lalu apa perbedaan dan persamaan antara keempatnya?

1. AKTA NOTARIS
Akta Notaris adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh notaris menurut KUH Perdata pasal 1870 dan HIR pasal 165 (Rbg 285) yang mempunyai kekuatan pembuktian mutlak dan mengikat.
Dikarenakan mempunyai kekuatan pembuktian yang mutlak dan mengikat maka akta notaris termasuk ke dalam bentuk akta otentik
Adapun pengertian akta otentik menurut Pasal 1868 KUHPerdata, yaitu suatu akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan oleh undang-undang, dibuat oleh atau di hadapan pegawai-pegawai umum yang berkuasa untuk itu di tempat di mana akta dibuatnya.

2. LEGALISASI
Legalisasi pada intinya yaitu para pihak membuat surat yang dibuat di bawah tangan, dibawa ke Notaris, lalu menandatanganinya di hadapan Notaris, kemudian dicatatkan dalam Buku Legalisasi. Tanggal pada saat penandatanganan dihadapan Notaris itulah, sebagai tanggal terjadinya perbuatan hukum, yang melahiran hak dan kewajiban antara para pihak.
Penjelasan detailnya, Notaris dapat pula membacakan/menjelaskan isi dari surat tersebut atau hanya mengesahkan tanda tangan dan kepastian tanggalnya saja. Poinnya tetap pada para pihak harus membubuhkan tanda tangannya di hadapan Notaris, untuk kemudian tanda tangan tersebut disahkan olehnya. Notaris menetapkan kepastian tanggal, sebagai tanggal ditandatanganinya perjanjian di bawah tangan antara para pihak. Notaris kemudian menuliskan redaksi Legalisasi pada surat tersebut.
Pengesahan tanda tangan dan penetapan kepastian tanggal, dicatatkan dalam buku khusus, yaitu Buku Legalisasi. Notaris yang menyaksikan dan mengesahkan tanda tangan, menetapkan kepastian tanggal, sebagai pejabat yang diberi kewenangan oleh Undang-Undang untuk menjelaskan/membenarkan/memastikan bahwa benar pada tanggal sebagaimana tertulis dalam Buku Legalisasi, para pihak membuat perjanjian di bawah tangan dan menghadap padanya untuk menandatangani surat tersebut. Redaksi yang tertulis di lembar legalisasi tersebut, sebatas itulah pertanggungjawaban Notaris.

3. WAARMEKING
Notaris, dalam jabatannya, berwenang pula membukukan surat di bawah tangan, dengan mendaftar dalam buku khusus. Buku khususnya disebut dengan Buku Pendaftaran Surat Di Bawah Tangan. Dalam keseharian, kewenangan ini dikenal juga dengan sebutan Pendaftaran surat dibawah tangan dengan kode: “Register” atau Waarmerking atau Waarmerk.
Dalam hal ini notaris hanya menerima pendaftaran atas akta yang sudah ditandatangani oleh para pihak. Tidak dibuat oleh atau ditandatangani di hadapan notaris.

4. LEGALISIR
Dalam prakteknya hal yang dilakukan untuk istilah legalisir ini adalah mencocokan fotocopy suatu dokumen dengan aslinya dengan judul Pencocokan Fotocopy. Pada fotocopy tersebut akan di stempel/cap disetiap halaman yang di fotocopi dengan paraf Notaris dan halaman terakhir dari Pencocokan Fotocopy tersebut akan dicantumkan keterangan bahwa fotocopy tersebut sama dengan aslinya
Jadi dapat disimpulkan bahwa proses legalisasi, waarmerking dan legalisir merupakan akta di bawah tangan (bukan akta otentik) karena para pihak tidak membuatnya di hadapan notaris. Yang merupakan akta autentik hanyalah akta notaris. Ini berkaitan dengan kekuatan pembuktian. Dimana akta otentik memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna di Pengadilan, berbeda dengan akta di bawah tangan.

Ikatan Notaris Indonesia

AHU

BERITA NEGARA - PNRI

---

Hubungi kami

Notaris-PPAT  ALDELLA, SH, MKn.
Villa Mutiara Cikarang 2, Blok D3, No. 27
Sukasejati, Cikarang Selatan
Tel : 021 - 30620190
email: notaris@aldella.id